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Die 24 folgenreichsten Irrtümer des Veranstaltungs-Managements.

• Folge 1

  »Der Besitz einer kompletten Checkliste für perfektes Veranstaltungsmanagement ist schon eine Garantie für die perfekte Umsetzung einer kompletten Veranstaltung.«

  Eine komplette Checkliste ist immer die Voraussetzung für eine perfekte Umsetzung. Dazu gehört die Fähigkeit, die verschiedensten Gewerke zeitlich miteinander zu verknüpfen, das Personal zu führen und mit einer perfekten Regie einen reibungslosen Ablauf zu bewerkstelligen.

• Folge 2

  »Unsere externen Referenten bringen die Präsentations-Charts auf ihrem eigenen Laptop mit. Die schließen wir dann einfach schnell an. Das dürfte wohl die einfachste und beste Lösung sein.«

  In der Praxis zeigt sich immer wieder, wie wichtig es ist, Vorabinformationen für die Präsentation zu erhalten. Formate, Inhalte, Auflösungen gilt es zu harmonisieren, Videos einzubinden, letzte Änderungen einzubauen. Dann kommt man zu einer guten Lösung.

• Folge 3

  »Für den Transfer von der Summernight-Gala zu Harry’s Hilton-Bar sind vier Busse bestellt. Wir können getrost davon ausgehen, dass die Busfahrer den Weg kennen.«

  Leider hat man schon oft die leidvolle Erfahrung gemacht, dass es besser ist, auch Busfahrer zu „briefen“ zu Abholzeiten, Wegbeschreibungen, damit nicht 50 Teilnehmer 34 Minuten zu spät zum Kongress kommen.

• Folge 4

  »Um die Verköstigung unserer 850 Kongressteilnehmer kümmert sich ein Catering-Service. Der kümmert sich auch automatisch darum, dass sich keine endlosen langen Warteschlangen am Buffet bilden.«

  Die herkömmliche Art, Buffets aufzubauen, sämtliche Speisen schön der Reihenfolge nach zu platzieren und dann lange Schlangen als unvermeidlich zu akzeptieren, ist „out“. Flying Buffets sind die Lösung: schnell, unauffällig, funktional garantieren sie einen reibungslosen Ablauf.

• Folge 5

  »Es gibt keine Veranstaltungsagentur, die uns auch noch den Messestand im Kommunikationsforum kompetent projektiert und realisiert. Da müssen wir wohl noch ein paar Angebote einholen.«

  Den Beweis, dass es sehr wohl solche Agenturen gibt, können Sie unserem Auftritt entnehmen.

• Folge 6

  »Das Tagungshotel gehört zu den ersten Adressen. Wenn uns noch irgendwas fehlt, können die uns das vor Ort schnell besorgen.«

  Darauf kann man sich in keinem Fall verlassen. Bei den heutigen Anforderungen an Technik, Medieneinsatz etc. wäre jedes Hotel überfordert. Sorgfältige Planung erspart den Stress vor Ort.

• Folge 7

  »Unsere V.I.P.s nehmen sich am Flughafen einfach ein Taxi.«

  Das wird jeden V.I.P. freuen! Selbstverständlich wird er persönlich abgeholt. So zeigt man ihm seine Wichtigkeit und die Wertschätzung, die er verdient hat. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit.

• Folge 8

  »Wir müssen nicht so dick auftragen. Unsere Handelspartner kennen uns seit mehr als dreißig Jahren und essen sowieso am liebsten Wiener Schnitzel.«

  Wo bleiben da die neuen Ideen? Zeigen, dass man sich um den Partner kümmert, auf seine Wünsche Wert legt und ihn wichtig nimmt.

• Folge 9

  »Zusätzliches Servicepersonal vor Ort brauchen wir nicht. Das können unsere eigenen Mitarbeiter mindestens genauso gut.«

  Das ist eine grosse Fehleinschätzung, denn die eigenen Mitarbeiter haben meist andere wichtige Aufgaben: Betreuung der Kunden, Vertriebsunterstützung, Produktpräsentationen

• Folge 10

  »Es ist empfehlenswert, den Zeitplan unserer bundesweiten Promotionaktion nicht in allen Einzelheiten festzulegen, damit man hier und da noch die besonderen Bedürfnisse der einzelnen Regionen einfließen lassen kann.«

  Da ist das Scheitern schon vorprogrammiert. Die Bedürfnisse der Regionen müssen vorab erfasst und implementiert werden, dann erst kommt der verabschiedete Zeitplan und der wird auch eingehalten.

• Folge 11

  »Wenn wir einen richtig guten, kreativen Kracher haben, brauchen wir nicht so viel Technik und das ganze übliche Drumherum. Mein Schwager z.B. ist nebenher Comedian und kann...«

  Wir sprechen in solchen Fällen immer von „Laubsägearbeiten“, hübsch für den Hausgebrauch in kleiner Runde, aber völlig ungeeignet für den professionellen Einsatz.

• Folge 12

  »Am besten, wir benennen für die Konzeption des Gala-Abends aus jeder Abteilung zwei Hauptverantwortliche.«

  Die Konzeption eines Galaabends gehört nicht zu den Kernkompetenzen der Mitarbeiter eines Unternehmens. Gleich 2 aus einer Abteilung ergibt eine Menge Mitarbeiter, die in endlosen Brainstormingrunden Substantielles erarbeiten müssen.

• Folge 13

  »Unsere Veranstaltungsreihe können wir nicht in externe Hände geben. Das kann unsere Sales Force besser regional selbst organisieren.«

  Wie schon in der Antwort des vorhergehenden „Irrtums“ gesagt, liegen die Aufgabenbereiche der Mitarbeiter nicht in der Planung und Organisation von Veranstaltungsreihen. Bei solch komplexen Aufgaben wird das gesamte Instrumentarium des Veranstaltungsmanagements benötigt. Das sollten besser Profis erledigen!

• Folge 14

  »Die Daten für den Ausdruck der Namensschilder unserer Kundenveranstaltung kann man einfach so aus unserer Teilnehmerliste übernehmen.«

  Das ist mitnichten so. Wo bleibt die Gestaltung, die Einbindung in das Corporate Design? Eine Liste ist immer nur eine Grundlage für die gestalterische Arbeit.

• Folge 15

  »Vor zwei Jahren in Mailand hat alles so gut geklappt. Dann dürfte unser Kongress in Stockholm ja wohl keine große Herausforderung mehr sein.«

  Das erinnert an Lothar Matthäus mit seinem Spruch: Madrid oder Mailand ist egal, Hauptsache Italien. Ganz so blauäugig kann niemand sein, denn jede neue Aufgabe erfordert eine sorgfältige Planung, die Einbeziehung aller Eckdaten, die Bearbeitung spezifischer Besonderheiten und eine Menge mehr.

• Folge 16

  »Veranstaltungsagenturen kaufen sich doch alles irgendwo zusammen und können nichts selbst. Eine Veranstaltungsagentur, die nicht nur koordiniert, sondern auch produziert, muss man lange suchen.«

  Eine Agentur wie Contec hat nicht nur spezialisierte Mitarbeiter, die das Portfolio beherrschen, sondern lebt von der Eigenleistung. Nur wenn man die beherrscht, kann man auch professionell arbeiten.

• Folge 17

  »Der beauftragte Künstler ist ein bestens bekannter und erfolgreicher Profi. Da können wir uns das Briefing sparen.«

  Künstler sind oftmals schwierig, müssen mit Samthandschuhen angefasst werden, Umso wichtiger ist ein klares Briefing zu den Wünschen des Kunden und ein gut ausgearbeitetes Drehbuch.

• Folge 18

  »Um die Koordination aller Veranstaltungsbeteiligten kümmert sich am besten eins unserer aufstrebenden Nachwuchstalente.«

  Das „Nachwuchstalent“ kann bei den Profis lernen, aber niemals allein agieren. Welcher Kunde würde je ein solches Risiko eingehen?

• Folge 19

  »Unser erster Programmpunkt ist das Get together. Die Menschen lieben es, wenn sie gleich zu Beginn mit einem Sektglas in der Hand in der Gegend herumirren und endlich mal ihre Chance auf ungezwungene Kommunikation mit wildfremden Menschen nutzen dürfen.«

  Das Get together gehört natürlich in die gesamte Veranstaltungsplanung. Wie läuft es ab, wer spricht zu den Gästen, stimmt sie ein auf die Veranstaltung? Niemals den Gast alleine lassen!

• Folge 20

  »Ab 00.30 Uhr haben wir ohnehin keinen Einfluss mehr auf das Geschehen. Da lassen wir dann die Dinge einfach laufen...«

  Der Anfang vom Ende. Oder besser gesagt – die Kapitulation. Bei einem solchen Vorgehen darf man sich über die Rechnung am nächsten Morgen nicht wundern. Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser.

• Folge 21

  »Die Beschilderung zu den Veranstaltungsräumen übernimmt ja das Hotel.«

  Ein unpersönliches Hotelschild ist nicht die Lösung. Die Wichtigkeit einer Veranstaltung zeigt sich auch in der Gestaltung sämtlicher Medien, ob Hinweisschild oder Aufsteller, ob Badge oder Kongressmappe. Ein einheitlicher Auftritt ist Voraussetzung für das Gelingen und den nachhaltigen Eindruck.

• Folge 22

  »Die Druckdateien sind fertig. Unser Grafiker hat sie kurz vor seinem Urlaub schnell noch zum Download auf unseren Server gelegt.«

  Und was jetzt? Wer kümmert sich um die Korrekturen, Weiterleitung, Andruck, Produktion, Verarbeitung? Was ist, wenn kurzfristig Änderungen drohen? Im Gesamtablauf darf nie eine Lücke entstehen, denn der Endtermin steht fest.

• Folge 23

  »Um die technische Ausstattung unseres Key-Account-Workshops kümmern sich die Herren Lohnert und Beckstein. Die kommen am Vormittag des Veranstaltungstages frisch und rechtzeitig aus Kopenhagen bzw. Madrid eingeflogen und regeln dann alles mit dem Kongressmanagement des Hotels.«

  Die Herren Lohnert und Beckstein kommen zwar frisch und rechtzeitig, werden aber bald sehr alt aussehen, wenn die ersten Überraschungen kommen. Auch hier heißt es: besser den „frischen“ Profis überlassen.

• Folge 24

  »Feinste Bühnentechnik ist ein Garant dafür, dass auch die Bühnenpräsentation vom Feinsten wird.«

  Die „feinste Bühnentechnik“ kann nur das leisten, was an kreativem Input eingebracht wird. Sonst nichts! Also Idee, Umsetzung, Produktion, Präsentation, Konzeption.